Privacy reglement OSV ’95

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens? Je persoonsgegevens worden door OSV ‘95 verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Om de contributie en andere kosten zoals wedstrijdkosten te kunnen incasseren
  • Als gegeven voor de sportbond KNGU (lidmaatschap en wedstrijddeelname)
  • Voor de ledenadministratie wat betreft de sportsoort
  • Contactgegevens naar ouders voor de leiding in geval van ongevallen/ bijzonderheden
  • Het versturen van berichten van de vereniging of de KNGU.
  • Vastleggen gegevens omtrent betalingsachterstanden of derden die de contributie betalen zoals curatoren, stichtingen voor ondersteuning van sporters met financiële problemen.

NB:  In geval van voorzorgsmaatregelen vanwege gezondheidsproblemen moeten die vermeld staan op een instructie die je elke keer zelf moet meenemen.  Dit kan ook een SOS-talisman zijn. 

Welke gegevens vragen we van je?

  • voornaam, tussenvoegsel achternaam
  • geboortedatum
  • geslacht m/v
  • adres postcode en woonplaats
  • e-mailadres
  • telefoonnummer (vast en mobiel)
  • bankrekeningnummer

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

De enige partij die gegevens ontvangt betreffende NAW gegevens, leeftijd en geslacht is de KNGU.  Door lid te worden van OSV’ 95 ben je automatisch lid van de KNGU.  Daarnaast betreft dit opgave voor wedstrijden.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen: Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.  Door het invullen van het lidmaatschapsformulier en ondertekening van de betreffende ouder wordt deze toestemming verleend.

Bewaartermijn: OSV ‘95 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Wie hebben inzage in de persoonsgegevens?

  • Penningmeester en ledenadministrateur: alle gegevens van leden zoals opgegeven bij aanvang lidmaatschap en wijzigingen daarin.
  • Penningmeester: BSN nummers instructeurs met een dienstverband, betalingen salarissen en vergoedingen aan instructeurs en assistenten. Verder gegevens van curatoren en derden die contributie betalen zoals organisaties voor ondersteuning bij financiële problemen.
  • Instructeurs: alle contactgegevens behalve bankrekeningnummers.

Beveiliging: Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens OSV ‘95 van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze bestuursleden en leiding zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Registratiesysteem:  OSV ’95 maakt gebruik van het door de KNGU beheerde administratiesysteem Digimembers.   De KNGU heeft ook haar eigen privacystandaard.  Daarvan afgeleid is er het KNGU-loket dat uitsluitend de NAW gegevens en geboortedatum bevat evenals een registratienummer.  Dit wordt door leiding van wedstrijdgroepen gebruikt om op te geven voor KNGU wedstrijden.

Rechten omtrent je gegevens: Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van je hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten: Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit  Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als je naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!

Foto’s op websites, nieuwsbrieven etc.: Het is voor OSV’95  waardevol is om in de communicatiemiddelen aansprekende, enthousiasmerende en natuurlijk fatsoenlijke fotografie te plaatsen. Voor leden of ouders die hier toch bezwaar tegen hebben kunnen dit altijd bij het bestuur vragen om verwijdering.

Indien je na het doornemen van ons privacy statement, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:  info@osv95.info.